ويتطلب هذا التوقف المفترض القيام بإجراء قيود تسوية للعمليات المستمرة، بحيث يتم تسوية أرصدة الحسابات لما يجب أن تكون عليه لحظة التوقف المفترض، وذلك تحقيقاً لمبدأ مقابلة الإيرادات المصروفات التي تخص نفس الفترة ومن ثم يمكن قياس نتيجة أعمال المنشأة بصورة سليمة وتحديد مركزها المالي بصورة عادلة. [1] أنواع قيود التسوية [ عدل] - معظم قيود التسوية يمكن ان تصنف على هذا النحو المصاريف المدفوعة مقدما(بالإنجليزية:Prepayments)(تأجيل -النقديةالمدفوعة أو المستلمةقبل الاستهلاك) الاستحقاق (بالإنجليزية: Accrual)-النقديةالمدفوعة أو المستلمةبعدالاستهلاك المصاريف المصاريف المدفوعة مسبقا(بالإنجليزية:Prepaid expenses): النفقات التي تدفع نقداوسجلت كأصول قبل استخدامها المصروفات مستحقة(بالإنجليزية:Accrued expenses):النفقات المتكبدةولكن لم تدفع نقدا حتى الآن و لم تسجل بعد الإيرادات الإيرادات المقدمة (بالإنجليزية: Unearned revenue):الإيرادات المحصلة نقداوسجلت كخصوم قبل أن يتم اكتسابها الإيرادات المستحقة(بالإنجليزية: Accrued revenues): الإيرادات تحققت ولكن لم تسجل حتى الآن والتي لم تحصل نقدا بعد المصاريف المدفوعة مقدماً [ عدل] المصاريف المدفوعة مقدماً (بالإنجليزية: Prepayments) هي قيود التسوية للمصاريف المدفوعة مقدما ضرورية لحساب النقدية التي وردت قبل تسليم السلع أوإنجازالخدمات.
التقرير هو أحد أنواع الكتابة الوظيفية والتي يصفونها بالكتابة الرسمية والهدف من التقرير هو عرض البيانات والمعلومات بشكل مجمل ووصف دقيق لموضوع ما أو قضية بعينها، وهذا يتوقف على نوعية التقارير التي سيتم تقديمها. فيوجد التقارير المالية والتقارير العلمية والتقارير الأدبية، والعديد من أنواع التقارير الأخرى، فالتقرير يشتمل على حقائق ومعلومات جديدة تتعلق بالحالة أو الموضوع الذي يتم دراسته بهذا التقرير، وفي العادة نجد أن كل تقرير يهدف إلى الفصل بين العيوب والمميزات تجاه الموضوع الذي يتبناه التقرير، ويعتبر التقرير أيضا وسيلة لتقديم المقترحات والتوصيات، لذا فإنه يرُاعى أسلوب كتابة التقرير والتأكد من مدى سلامته لغوياً ونحوياً. أهمية التقرير لكافة أنواع التقارير أهمية عظيمة في تقييم وتوثيق وتنظيم الأفكار، وذلك لأنها في الأساس عبارة عن توثيق تم كتابته لمشروع ما أو تجربة أو نشاط، والهدف من التقارير قياس مدى إمكانية تحقيق الهدف المرغوب. للتقارير أهميتها في تحديد كافة الصعوبات التي يتم دراستها وتوثيق النشاط الذي يتم دراسته بالمجال. لا تقتصر أهمية التقارير على إستخلاص العديد من الأفكار الجديدة بل لها دور في العمل على تنمية وتطوير تلك الأفكار.
حدود التقرير: وفيها يتم شرح كافة الصعوبات التي لاقاها الكاتب أثناء البحث، كقلة المصادر وموارد المعلومات، كما يشير أيضاً إلى الفترة الزمنية التي قضاها في إعداد التقرير وكتابته. مكونات التقرير: ويتم فيها شرح أقسام التقرير بوجه عام. كيف تُكتب مقدمة التقرير مقدمة أي تقرير تعد من الخطوات الأساسية التي لابد من الإلتزام ب ها بحيث يكون التقرير وافٍ وشامل وكامل، ولابد م الإشارة إلى المقدمة التي إعتادنا على وجودها ببداية التقرير لكن كتابتها يتم في نهاية العمل على التقرير، بحيث يصبح بإمكان الكاتب كتابة المقدمة بعد تجهيزه لمحتوى ومادة التقرير بشكل كامل كي يمكنه تقديم التقرير بشكل صحيح، وتأتي المقدمة في ترتيب التقرير الصفحة التالية لإسم التقرير والعنوان وكذلك الإهداء وصفحة التمهيد إن وجدت. لا يعتبر كتابة مقدمة التقارير من الأمور الصعبة في حال الإلتزام بالخطوات الصحيحة المتعلقة بهذا الأمر، فبندأ بحمد الله أولا ثم نصل على النبي، بعدها يتم تقسيم مقدمة التقرير إلى ثلاثة فقرات: الفقرة الأولى وتتناول الحديث بشكل عام عن موضوع التقرير وأسباب الإختيار لهذا الموضوع وأهدافه. الفقرة الثانية ويتم فيها تناول أقسام وفصول التقرير.
عندما يتم التعرف على الإيرادات يتم تسجيلها على أنها مستحقة. المصروفات المستحقة تمثل المصروفات المستحقة قيمة السلع والخدمات التي استفادت منها المنشأة خلال الفترة المحاسبية الحالية ولم تسدد قيمتها حتى نهاية هذه الفترة مثل (الاجور والرواتب التي لم تسدد حتى نهاية هذه الفترة) فإنها تشكل التزاماً على المنشأة. الدخل المستحق الدخل الذي حصل ولكن لم يتم استلامه حتى الآن خلال الفترة المحاسبية مثل (الإيجار وفوائد الاستثمارات والعمولات). منشأة عبد الله قامت بعمل دعايات و إعلانات تم تأديتها لبعض العملاء قيمتها 10, 000 ريال و لم تحصل بعد حتى 1426/12/30, و بالتالي فإنه لابد من إجراء قيد التسوية على النحو التالي: المبلغ 10, 000 من إيراد دعاية وإعلان مستحق إلى إيراد دعاية و إعلان [3] التقديرات [ عدل] التقديرات (بالإنجليزية: Estimates)هي التصنيف الثالث لقيود التسوية يحدث عندما لا يمكن بسهولة تحديد المبلغ المحدد للمصروف على سبيل المثال استهلاك الاصول الثابتة هو مصروف يجب أن يقدر. ويمكن أيضا أن يصنف قيد مصاريف الديون المعدومة كتقدير المخزون [ عدل] المخزون (بالإنجليزية: Inventory) هو في نظام الجرد الدوري يتم استخدام قيود التسوية لتحديد تكلفة البضاعة المباعة(COGS;Cost Of Goods Sold).
أهمية الدقة في كتابة التقارير تُعد كتابة التقارير من أكثر الأعمال التحريرية التي تتطلب الدقة، وذلك لارتباطها بتناول بعضاً من المفاهيم والأسس المُتعارف عليها في كتابة التقرير، وبدون تلك الأساسيات لا يُعتبر التقرير ذو قيمة فعلية. كتابة التقارير يجب أن تراعي أموراً جوهرية مثل تقسيم الفقرات، والترقيم، وتسليط المحتوى على الأهداف الرئيسية، وخدمتها بشكل احترافي. وظهرت عددة مهن في الفترة الأخيرة في مجال الكتابة الأدبية تتناول مهمة كتابة التقارير فحسب، كما أنها استحدثت كخدمة من الشركات التي تعمل في مجال التحرير؛ فتلك الشركات تقدم عروضاً للمؤسسات لكتابة التقارير الرئيسية للمؤسسة بعد أخذ التفاصيل المنوط بالتقرير مناقشتها. ما هي عناصر كتابة التقرير؟ عناصر كتابة التقرير تتكون من جزئيين أساسين؛ هما: صفحة العنوان تلك هي الصفحة الأولى في افتتاحية التقرير، والهدف من كتابة تلك الصفحة هو توضيح المعلومات الأساسية التي يتناولها التقرير، وكذلك سهولة الرجوع إلى النقاط الأساسية فيه؛ في حال إذا ما أراد القاريء تفحص نقطة بشكل أكثر دقة، وبجانب المحتوى؛ فإن هناك نقاط رئيسية أخرى في كتابة التقارير؛ منها اسم المُعد للتقرير، ووظيفته في المؤسسة، وتاريخ الإصدار، والقسم الصادر عنه التقرير.
خطوات مقدمة تقرير جاهزة: من أجل كتابة تقرير ناجح فلابد من معرفة السمات الأساسية التي يمتاز بها التقرير الجيد، فلتحقيق نجاح التقرير لابد من الإهتمام أولا بالشكل الخارجي للتقرير وأسلوب الصياغة والتحرير، ومدى سلامة اللغة وخلوها من الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية، كذلك لابد من الإلتزام بالموضوعية أثناء كتابة التقرير، والبعد عن أية إتجاهات أو ميول شخصية، فالتقرير أولا وأخيراً هو عبارة عن وسيلة إخبارية تخلو من العواطف بشكل تام. أما بالنسبة لخطوات إعداد التقارير فإنها متضمنة لعدة مراحل، فالكاتب بحاجة لإنجاز كل مرحلة وفق ما تحتاجه. وأولى خطوات كتابة التقرير تتمثل في جمع كافة المعلومات التي سيتم تناولها بالتقرير، بينما المرحلة الثانية فتكون متمثلة في التوصل للتحليلات والإستنتجات التي تمكن الكاتب من الوصول إليها أثناء عملية البحث بالموضوع، ثم تأتي أخر مرحلة وهي تقسيم التقرير لمقدمة وفصول وخاتمة. هيكلية التقرير وعناصره يختلف محتوى وشكل ومضمون التقارير من تقرير لأخر، ولكنها في النهاية تظل متشابهة من حيث مكوناته وعناصره، والتي تتمثل في: المقدمة: وهي عبارة تمهيد يأخذ القارئ تجاه الفكرة. الفكرة: أو كما يُطلق عليها صلب التقرير وهي عبارة عن الموضوع الأساسي الذي يتناوله الكاتب.
في حين أنه طبقاً للأساس النقدي فإن المنشأة لا تسجل مثل هذه العمليات إلا بعد حصول عملية استلام أو دفع المبلغ المرتبط بالعملية. في بعض الأحيان يسمى يوم الميزانية بيوم التسويات لأن التسويات تكون في هذا اليوم. أساس الاستحقاق والأساس النقدي [ عدل] يستخدم في المحاسبة أساسين هما: أساس الاستحقاق والأساس النقدي. ويقوم أساس الاستحقاق على الاعتراف بحدوث العملية المالية حال تحققها. فعندما تقوم المنشأة بأداء خدمة أو بيع سلعة أو تتحمل مصروفاً فإن العملية المالية تسجل في الدفاتر بغض النظر عن واقعة تحصيل أو دفع المبلغ المرتبط بها. في حين أنه طبقاً للأساس النقدي، فإن المنشأة لا تسجل مثل هذه العمليات إلا بعد حصول عملية استلام أو دفع المبلغ المرتبط بالعملية. ويلاجظ أن أساس الاستحقاق هو المبدأ الأكثر استخداماً في المحاسبة وهو الذي يتلائم مع المباديء المحاسبية المتعارف عليها. في حين أن الأخذ بالأساس النقدي في المحاسبة كثيراً ما يستخدم في المنشآت الفردية الصغيرة وفي المهن الحرة. وعندما يتبع أساس الاستحقاق فإنه عند إعداد قائمة الدخل وقائمة المركز المالي في نهاية الفترة المحاسبية يتطلب الأمر افتراض توقف حياة المنشأة أو نشاطها حتى يمكن قياس نتائج النشاط عن الفترة المنتهية.
أهمية إعداد التقارير تكتسي التقارير نصف السنوية والسنوية أهمية بالغة لأي شركة، فعلى مستوى أصحاب الشركات تساعد في تعزيز أهداف الشركة وإعادتها إلى المسار الصحيح من خلال معرفة كيف يتم إدارة الأمور ، وحل المشاكل، وتصحيح الأخطاء، وتكشف التقارير لأصحاب العمل ما إذا كانت الأرباح أعلى أو أقل أو تحمل نسب السنة السابقة نفسها؟ من خلال الكشف عن أرقام المبيعات والأرباح، حيث يتم تقديم هذه الأرقام بوضوح في القسم المالي من التقرير ، إضافة إلى ذلك هناك عديد من الفوائد لكتابة التقارير منها: معرفة ما إذا كانت الشركة تحقق أرباحًا أكثر مما تنفقه، وكيف تبدو الميزانية العمومية؟ هل الأصول أعلى أو أقل من العام السابق؟ هل ينمو الدين أو ينكمش أو يماثله في السنة السابقة؟ يقدم التقرير معلومات عن السنة المالية للشركة، من خلال تضمين الرسوم البيانية أو المخططات لتسهيل فهم المعلومات المعقدة وجعلها أكثر قابلية للفهم، تتضمن التقارير السنوية الميزانية العمومية وقائمة الدخل والموجز المالي وبيان التدفقات النقدية. توفر التقارير معلومات مالية مهمة للمستثمرين والعملاء والموظفين ووسائل الإعلام، والمجتمع المحلي. تساعد التقارير أصحاب الشركة في الحصول على فكرة عن خطة الإدارة الاستراتيجية للسنة القادمة، وكيف ستعمل الإدارة على نجاح الشركة؟ تُبقي التقارير السنوية العملاء على علم بحالة الشركة وتساعد على بناء الثقة بها كمورد طويل الأجل.
مثال ذلك الرواتب والأجور عن الفترة أو جزء منها والتي لم تسدد حتى نهاية الفترة فإنها تشكل التزاما على المنشأة للعاملين بها، ويستوجب الأمر إجراء قيد تسوية لإثبات مصروف الأجور وتحميله على الفترة، طالما أنه يخص تلك الفترة، وبالتالي القياس السليم لنتيجة أعمال المنشأة، وكذلك إثبات الالتزام على المنشأة مما يؤدي إلى سلامة إظهار مركزها المالي في نهاية الفترة. مثال نفترض في منشأة عبد الله أن الأجور الشهرية تبلغ 9, 000 ريال، وعليه فإن الأجور والرواتب السنوية الي تخص الفترة تبلغ 108, 000 ريال (12 شهر*9, 000 ريال). ولما كانت الأجور والرواتب المدفوعة خلال الفترة والظاهرة في ميزان المراجعة 100, 000 ريال فقط، فأن الأجور والرواتب المستحقة تبلغ 8, 000 ريال، ولذلك لابد من إجراء قيد التسوية التالي في 1426/12/30 8, 000 من الرواتب والأجور إلى الرواتب والأجور المستحقة [1] الإيرادات المقدمة [ عدل] تمثل الإيرادات المقدمة تلك المبالغ المحصلة مقابل تأدية خدمات أو تقديم سلع في فترات مقبلة. ويتطلب الإعداد السليم للقوائم المالية ضرورة تخصيص تلك الإيرادات على الفترات التي ستؤدي فيها تلك الخدمات. منشأة عبد الله قامت بتأجير جزء من مبناها للغير مقابل إيجار شهري وقدره 2, 000 ريال وقبضت قيمة الإيجار عن ستة أشهر مقدماً اعتباراً من 1426/10/1هـ, فإنه يتم إثبات القيود الخاصة بهذه العملية على النحو التالي: 12, 000 من النقدية إلى إيرادات إيجارات محصلة مقدماً [2] الإيرادات المستحقة [ عدل] الإيرادات المستحقة(بالانجليزيةAccrued Revenue) هي الإيرادات التي تم الاعتراف بها(تم تنفيذ الخدمات أو تم تسليم البضاعة) ولكن لم يتم تسجيلها بعد دفع أموالهم أو تلقيها.
تحديد الهدف من كتابة التقرير: وذلك من خلال تحديد طبيعة هذا التقرير و الهدف من كتابة حقائقه و معلوماته وبياناته والأسباب التي دفعتك لكتابة التقرير إلى جانب هذه العناصر الرئيسية السابقة لابد ان يحتوي التقرير على هوامش وملاحق وملخص مختصراً، وهذه مكوّنات إضافية مهمة تزيد من قوة التقرير ووضوحه وإفادته للجهة المقدمة إليها. 5 خطوات هامة لكتابة تقرير مميز من أجل كتابة تقرير جيد ومميز لي غرض من الأغراض لابد من مراعاة أولاً العناصر التي تحدثنا عنها منذ قليل، ثم إتباع الخطوات التالية التي تتمثل في: تجميع المعلومات والبيانات الخاصة بكتابة التقرير قبل كتابة التقرير، قد يكون هناك توزيع للمسؤوليات والمهام على فريق إعداد هذا التقرير، في حالة إذا كان التقرير جمّاعي أو يختص بأمور تخص المؤسسة أو التقارير المالية وغيرها، ففي حالة عدم وجود فريق عليك بتجميع البيانات وتحديد وضع هذه البيانات والمعلومات ومكانها في التقرير. وهذا التجميع متمثلاً في المقابلات وجلب المصادر والمراجع والكتب وغيرها. البدء بإعداد التقرير الإعداد هنا يعني مراقبة ودراسة جميع المعلومات والبيانات وطرح الأسئلة الخاصة بالتقرير وحل المشكلات الخاصة بهذا الطرح وتحديد شكل وهيئة ومتن التقرير وإعداد الجداول الخاصة بالبيانات والمعلومات، وكذلك تحديد وترتيب التقرير من حيث وضع المعلومات وتبويبها وفقاً لهدف التقرير النهائي.